Carlson Rezidor Otelleri Belge Yönetim Sistemi için Alfresco’ya güveniyor

Dünya çapında 1300’den fazla Carlson Rezidor Otelleri, Belge Yönetim Sistemi için Alfresco Kurumsal içerik ve Doküman yönetim sistemine güveniyor.

Oteller Belge Yönetim Sistemi için Alfresco’ya güveniyor

Zorluklar

Carlson Rezidor Hotel Group, dünyanın en büyük ve en dinamik otel şirketlerinden biridir. Operasyon ve geliştirme aşamasında 1.300’den fazla otele, 80 ülkeyi kapsayan global bir ayak izi ve güçlü bir küresel markalar setine sahiptir: Radisson Blu, Radisson, Park Plaza, Park Inn Radisson, Country Inns & Suites By Carlson ve Otel Missoni. 80 ülkede faaliyet gösteren, dünya genelindeki Carlson Rezidor Hotel Group personelinin haftanın herhangi bir günü, şirket politikalarına, otel prosedürlerine ve kurumsal belgelere, minimum destek ile günün her saatinde erişebilmesi esastır.

Şirket başlangıçta belgeleri dijital olarak yönetmek için kendi ev yapımı Microsoft .NET sistemini geliştirdi. Zamanla, Carlson Rezidor Hotel Group sistemi yavaşladı ve deneyimsiz kullanıcıların içerik bulması zordu. Kullanıcılar yalnızca bir belgenin ilk yayınlanmasından sonra girilen birkaç anahtar kelimeyi eşleştirerek arama yapabilir. Bir dokümandaki içeriğin herhangi birindeki arama yeteneğini kaybettiler. Ayrıca, sistemin güvenlik modeli, iş modelini geliştiren Carlson Rezidor Otel Gruplarına ayak uydurmak için yeterince sağlam değildi. Son olarak, yaşam döngüsü boyunca içeriği yönetmek için birkaç ayrık ve manuel süreç vardı.

Carlson Rezidor Hotel Group’un kurumsal sınıf bir Belge Yönetim Sistemi (DMS) uygulamaya ihtiyacı olduğu açıktı. Sistem için temel gereksinimler arasında gelişmiş belge araması, sağlam güvenlik, belgelere meta veri ekleme, kolay yayınlama yetenekleri ve bir belgeyi yaşam döngüsü boyunca yönetme yeteneği vardı.

Otel Belge Yönetim Sistemi Uygulama Sonuçları

  • 1.300’den fazla otel ve 15.000 kullanıcı için sağlam, ölçeklenebilir bir Döküman yönetim sistemi oluşturdu
  • İçerik yayınlama sürecini basitleştirdi
  • Tüm İçerik güncel tutulur ve kolayca araştırılır
  • Gelişmiş arama sonuçları için geliştirilmiş özel meta veri modeli
  • Carlson Rezidor Hotel Group’un mevcut güvenlik modeline entegre edildi
  • Otomatik İş Akışları, içeriği yaşam döngüsü boyunca yönetmeye yardımcı olur
  • Dokümanlar güncellendiğinde veya eklendiğinde kullanıcılar uyarılmak için abone olabilirler

 

Çözüm

Carlson Rezidor Hotel Group, Google Dokümanlarını değerlendirmeye ve test etmeye başladı. Ancak, bir kavram kanıtı geliştirdikten sonra, BT ekibi yeteri kadar kişiselleştirme yapmadığını ve gereksinimlere uygun olduğunu hissetmediğini fark etti. Carlson Rezidor Hotel Group daha sonra JCR spesifikasyonunu destekleyen Apache Jackrabbit ve DM ürünlerini aramaya başladı. Carlson Rezidor Hotel Group şu anda Linux / Weblogic11 / Oracle üzerinde çalışan Alfresco’yu destekliyor, çünkü eksiksiz belge yönetimi işlevselliği sunuyor, açık standartları destekliyor ve özel gereksinimlerini karşılamak için kolayca özelleştirilebilir (şimdi ve gelecekte geliştikçe).

Webscript’leri ve özel bir java ön ucunu kullanarak Carlson Rezidor Hotel Group, belgelerin hem güncel hem de geçerli olmasını sağlayarak Alfresco deposu içindeki dokümanlarını kolaylıkla yayınlayabilir ve yönetebilir. Kurumsal Belgeler, bir grup atanmış yayıncı tarafından yayınlanır ve her belge, yayınlandığında otomatik olarak bir son kullanma tarihi verilir. Sistem, belge sahibinin süresinin dolması ve bildirilmesi gereken belgeleri düzenli olarak taramak üzere kurulur. Yayıncı daha sonra içeriği güncelleştirmek ve / veya “olduğu gibi” onaylamak için bir seçeneğe sahiptir. Hiçbir şey yapılmazsa, belgenin “süresinin dolmasına” izin verilir ve artık aramalarda veya sistemde görünmez. Bu, bir kullanıcının istemeden istemesine izin vermesi durumunda yöneticilerin bir belge almasını sağlar. Altı ay sonra, son kullanma tarihi geçmiş tüm belgeler sistemden kaldırıldı.

Bireysel otel belgeleri, bir toplu iş dosyasında bir zip dosyasına birleştirilerek ve bir grup olarak sunucuya yayınlanarak, her belgenin meta verilerini içeren bir bildirimle yayınlanır. Özel java kodu, zip dosyasındaki her bir belgeyi, her belge için belirli özellikleri ayarlamak üzere bildirim verilerini kullanarak Alfresco’da yayınlar. Otel Belgeleri iki yıl sonra otomatik olarak temizlenir – geçerli belgelerin yuvarlanma zamanını korur.

Belge yönetim sisteminin kullanıcıları, girilen aşamalarda joker karakterlerin kullanımı dahil olmak üzere belgenin tamamını arayabilecekleri “Google benzeri” bir arama deneyimi istemişlerdir. Bunu yapmak için Carlson Rezidor Hotel Group, her belgenin meta veri özelliklerini genişleten ve geliştirilmiş arama için Lucene’yi uygulayan özel bir Alfresco içerik modeli oluşturdu. Özel meta veri modeli, Carlson Rezidor Hotel Group’un arama fonksiyonunu kişiselleştirmesine izin verdi ve sonuçları, belirli bir kullanıcının eşleşen niteliklerine göre aradıkları dokümanların niteliğine göre geri getirdi. Carlson Rezidor Hotel Group, hem kullanıcı hem de belge için güvenlik izinlerine göre belgeleri eşleştirmek için sistemi kurdu. Örneğin, bir belge dünyanın veya bölgenin belirli bir bölgesi içinse, yalnızca o bölgeye veya otele erişim izni verilen kullanıcılar görüntüleyebilir.

 

Bugün, Carlson Rezidor Hotel Group kullanıcıları belge ve klasörlere abone olabilir. Yeni belgeler yayınlandığında veya belirli bir belge güncellendiğinde e-posta alırlar. Klasörler için de aynısı geçerli olurdu. Bir klasöre abone olurlarsa, bu klasördeki yeni veya güncellenmiş içerik bir e-posta bildirimini tetikler.

Kullanıcılar belgeleri Sık Kullanılanlar listesine bağlayan “Sık Kullanılanlar” olarak da etiketleyebilir ve kullanıcı Sık Kullanılanlarına hızlı bir şekilde geri dönebilir.

 

Otel Belge Yönetimi Uygulama Sonucu

  • 1.300’den fazla otel ve 15.000’in üzerinde kullanıcıya değerli şirket dokümantasyonu sağlayan sağlam ve ölçeklenebilir bir doküman yönetim sistemi geliştirildi.
  • Belge budama, son kullanma ve abonelik bildirimleri dahil basitleştirilmiş birkaç işlemin, kullanıcıların belgeleri yayınlamalarını, yönetmelerini ve toplu yüklemelerini kolaylaştırır.
  • İçeriğin her zaman güncel ve geçerli olduğundan emin olmak için artık dokümanlar kolayca yayınlanıp yönetilebilir veya siteden kaldırılabilir.
  • Kullanıcılar yeni belge yönetim sistemini hızlı bir şekilde öğrenebildiler ve BT departmanı bu konuda nadiren destek çağrıları aldı.
  • Alfresco deposu, aylık olarak 6,000 yeni dokümanın eklendiği (ve çıkarılan belgelerin çıkarıldığı) 150.000’in üzerinde belgeyi sistemden aylık olarak alır.

 

Kaynak: Carlson Rezidor Hotel Group Customer Story

Antalya Bölgesindeki Oteller için Doküman Yönetim Sistemi

Antalya Bölgesindeki Oteller için Döküman Yönetim Sistemi

Antalya Bölgesindeki Oteller için Belge Yönetim Sistemi

 

PDKS Programı Antalya'daki Oteller için<< >>PDKS Programı seçmeden önce bilmeniz gereken 3 şey

About the author : rega