Personel Takip Yazılımı

Personel Takip Yazılımı

Bir çalışanın işe geliş gidişlerini takip etmek, şirketinizin kârlılığı, güvenilirliği ve itibarı için önemlidir. Personel Takip Yazılımı  personelin işe giriş çıkışlarının takibi, maaşının hesaplanması, özlük bilgilerinin takibi için kullanılır. Doğru ve iyi tanımlanmış politikalar ve kullanışlı bir personel takip yazılımı uygulayarak bu işlemleri kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.

Önce, Personel Takip Yazılımı’ndan neyi kastettiğimizi açıklayalım.

Tanım: Personel Devamlılık Takibi ve Kontrolü
Üretkenlik ve çalışanların yokluğundan dolayı kayıpları en aza indirgemek için çalışanların işyerinde bulunmalarını yönetme tekniğidir. Doğru ve Olumlu personel takip yazılımının stratejisi, etkili çalışan angajmanını ve şeffaf iletişimi esas almaktadır.

Eski Personel Takip Yazılımları

Bir PDKS Sistemi veya Personel Takip Yazılımı olmadan, bilgiyi doğru bir şekilde yakalamak zordu. Eskiden personel geliş ve gidişleri demode olan yöntemler ile yani Excel sayfalarında veya fiziksel kayıt defterlerinde takip edilirdi. Ancak bunlar insan hatalarına açıktır ve çoklu vardiyalar için doğru şekilde geliş gidişleri, mesaileri takip etmek söz konusu olduğunda eski yöntemlerdir.

KOBİ’lerin karşılaştığı başlıca zorluklar

Tipik bir bordro kesme tarihinde, (İK veya bordro personeli olarak) tüm çalışanları elle derlemek, toplamak, harmanlamak ve devamlılık detaylarını doğrulamak zorunda kalacaksınız. Ay sonrasındaki bu muazzam verilerin harmanlanması her zaman zordur çünkü insan hatalarının ortaya çıkma ihtimali vardır. Bazen işe geliş gidişler, doğru veya güvenilir bir şekilde ele geçirilmemiş olabilir ve bu, çalışan memnuniyetsizliğine neden olabilir.

KOBİ’lerin PDKS sistemleriyle ilgili karşılaştıkları başlıca zorluklar şunlar olabilir:
  • Fiziksel PDKS kayıtları: Çoğu, aslında konuşacak herhangi bir PDKS sistemine sahip değildir. Devamlı yönetim sistemleri olarak fiziksel kayıt kayıtlarını veya punto kartlarını saymak istemiyorsanız. Bu tür kayıt sicillerini ve zımba kartlarını muhafaza etmek ve Mesai saatleri ile birlikte işte harcanan toplam saat sayısını manuel olarak hesaplamak zaman alıcıdır. Bu problem, işe yarayan bir PDKS yazılımı kullanarak çözülebilir!
  • PDKS için Excel sayfalarını kullanma: Küçük bir KOBİ seti, çalışanları için katılımı işaretlemek ve katılımlarını yakalamak için Excel sayfasını kullanır. Excel ile personel devamlılığının takibi insan hatalarına açıktır ve her ayın / vardiyanın bakımı ve güncellenmesi çok zaman ve çaba gerektirir. Bu problem, işe yarayan bir PDKS yazılımı kullanarak çözülebilir!
  • Dokunma makinesiyle veya biyometrik cihazlarla katılım kaydetme : Bazı KOBİ’ler, tokmak makinelerinden veya ofislerinde takılı olan biyometrik cihazlardan katılımı yakalamaya güvenebilirler . Fakat bu onların satın almalarını ve bakım yapmalarını gerektirir:
    • Biyometrik veya kimlik kartı hızlıca kaydırma makineleri gibi çok sayıda üçüncü taraf PDKS donanım cihazı
    • dahili kablo bağlantısı,
    • ilişkili sunucu (lar) ve
    • IP ağlarının kurulması (kimlik doğrulama amacıyla).
    • Bu kurulum ve bakımı (bir AMC vasıtasıyla) kolayca önlenebilecek büyük bir maliyettir.
  • Çoklu PDKS sistemleri kargaşa yaratır: Ofis yerlerinden birinde manuel hızlıca kaydırmaya dayalı katılım var mı? Başka bir yer, katılımı işaretlemek / yakalamak için Excel sayfasını kullanıyorsa ne olur? Böyle bir durum, her vardiyada her ay zorlu bir mücadele oluşturuyor. Katılımı, harmanlamayı, derlemeyi, bakımını yapmayı ve doğrulamayı farklı kaynaklardan doğru ve güvenilir bir şekilde doğrulamanız gerekir. Bu, birden fazla yeniden hesaplamalara ve çift denetime neden olabilir.
  • Yerinde çalışanların katılım sorunları: Bazı KOB’ler (özellikle personel çözümü sağlayıcıları, ITeS, BT şirketleri vb.) Yerinde çalışan çalışanlara sahip olabilirler … Örneğin, müşterilerin bulunduğu yerler dışında. Bu durumda, müşterilerinin üçüncü parti katılım donanım sistemini kendi çalışanlarının devamlılık verileri elde etmek için kullanamazlar.
    “Dakiklik sadece doğru zamanda bir yere gelmekle sınırlı değil aynı zamanda doğru zamanda eyleme geçmektir” – Amit Kalantri

 

Personel Takip Yazılımı’nın yararları

  • Hem çalışanlar hem de yöneticileri, izin başvurularını uygun şekilde görüntülemek, uygulamak, izlemek, gözden geçirmek, onaylamak veya reddetmek için bir çalışan portalına erişir.
  • Yöneticiler, bir süre boyunca giriş ve çıkış saatlerini izleyerek ekip üyelerinin hangisinin zamanında olduğunu görebilirler. Devamlılık bilgileri gerçek zamanlı olarak kaydedilir ve görüntülenir ve gün, hafta veya ayın sonunda işlenmez.
  • Yöneticiler, takım üyeleri için vardiya ekleyebilir veya değiştirebilir.
  • Bir PDKS yazılımında, yöneticiler takım üyelerinin devam düzenlemeleri taleplerini onaylayabilir veya reddedebilir.
  • Müşteri odaklı veya biyometrik cihazlara güvenmek zorunda kalmadan, mobil cihazların veya şantiyedeki çalışanların izini sürmek için GPS tabanlı devamlılık özelliğini kullanabilirsiniz.
  • Hem çalışanlar hem de yöneticiler, gerçek zamanlı PDKS yazılım modülü nedeniyle dinlenip katılımın doğru şekilde yakalanıp kazanılmadığı konusunda kaygılanamazlar. Her ikisi de, herkesin zaman ve çaba kaydetme ve katılım ayrıntılarını, onayları ve takipleri posta ile göndererek harcamak yerine projelerini ve görevlerini tamamlamaya odaklanabilirler.
  • Gerçek zamanlı PDKS yazılımı, uzak bir konumda bulunan bir yöneticinin kimlerin işe gelip gittiğini görmesini sağlar!
  • Zaman yönetimi sorunları yöneticiler ve çalışanları arasında doğru ve gerçek zamanlı PDKS verilerine dayanarak çözülebilir. Yöneticiler ve ekip üyeleri, sistem doğru ve güvenilir veriler göstereceğinden, açıklama ve devamlılık şüpheleri ile ilgili tüm evrak ve e-postaları ortadan kaldırabilir.
  • Çok iyi bir PDKS modülü, yöneticilere, gerçek zamanlı olarak atışların erken veya geç olarak uyarılan olmasına izin verebilir. Bu gibi uyarılar, bir yöneticiye daha büyük sorunlar çıkarmadan önce ekip üyelerinin katılım konularına erken bir adım atma fırsatı bulabilir.

 

DİĞER YAZILAR

Personel Takip Sistemi Ankara<< >>Personel Takip Sistemi Programı

About the author : rega